Ga naar de inhoud

Datakwaliteit bij pensioen uitvoerders

  • door

We gaan in Nederland een nieuw pensioenstelsel krijgen, dat is geen nieuws meer. De plannen zijn inmiddels door de eerste kamer goedgekeurd.  Intussen worden de voorbereidingen getroffen voor de transitie en implementatie. Via deze website is de status van de plannen te volgen.

Voor fondsen en pensioen uitvoerende organisaties gaat het nu spannend worden. Aanpassen van bestaande systemen, nieuwe pensioensystemen, transities van data, nieuwe rekenregels, een unit administratie, andere communicatie met deelnemers, dat zijn slechts enkele voorbeelden van zaken waar de pensioenuitvoerder mee te maken krijgt in de komende jaren. Maar het allerbelangrijkste is: hoe ga je de transitie in? Is je huidige huis wel op orde? Wat je niet wilt, dat is dat je alle ellende in je huidige systemen mee migreert naar de nieuwe situatie. Niet dat alle pensioenuitvoerders er een zooitje van hebben gemaakt, maar het is cruciaal om uit te gaan van correcte data op het moment dat je een traject ingaat dat nu “invaren” wordt genoemd: de omrekening van de huidige “aanspraken” naar een persoonlijk pensioenvermogen. Fondsen moeten hun besluit tot invaren uitgebreid motiveren en onderbouwen, waarbij de DNB een belangrijke rol heeft bij de toetsing. Medio 2024 moeten de besluiten genomen worden, dus de huidige pensioenuitvoerders hebben slechts geringe tijd om hun huis op orde te krijgen.

Veel pensioenuitvoerders zijn inmiddels begonnen met de organisatie of uitvoering van dit traject. Maar hoe begin je, wat zijn je uitgangspunten, en wat pak je als eerste aan? Hier volgen vijf tips.

  1. Eigendom. Laat geen discussie bestaan over het eigenaarschap van de data. Wees stellig: in termen van een RACI model is het fonds (en bij veel regelingen waar geen fonds bij komt kijken de werkgever) eigenaar van de data (responsible). De uitvoerder is “accountable”.
  2. Kwaliteit. Bepaal vooraf waarop de data in zijn algemeenheid gecontroleerd gaat worden. Gezien het feit dat er via audits externe controles op plaatsvinden, is het van belang vast te stellen op welke kwaliteitscriteria getoetst moet worden. Denk hierbij onder meer aan data kwaliteitsattributen als juistheid, volledigheid, eenduidigheid, maar ook aan privacy en de mate waarin voldaan wordt aan interne bedrijfsregels. Definieer dus eerst “kwaliteit”.
  3. Risk bearing entities. Bepaal vooraf welke deelgebieden of entiteiten het grootste afbreukrisico kennen. Denk hierbij dan ook aan mogelijke financiële schade of imago schade als blijkt dat data niet op orde is. Bekende risicovolle entiteiten in de pensioenuitvoering zijn de entiteiten regelingen, dienstverbanden, en gebeurtenissen. Bijvoorbeeld de entiteit regelingen: Een pensioen administratie bevat een veelheid aan regelingen, variërend van eenvoudig tot zeer complex, van niet meer actueel tot recent aangepast. Overleg intern aan de hand van de regelingen waar de grootste risico’s zitten gezien de complexiteit, en controleer de data van de regelingen op de eerder genoemde kwaliteitsattributen. Vastgelegde dienstverbanden betekenen veel bij de vaststelling van aanspraken en opgebouwde rechten, dus ook deze is zeer gevoelig. Kijk ook naar logische verbanden. Open deur: het is vreemd als er nog een uitkering loopt als een persoon al overleden is, tenzij het een nabestaandenpensioen betreft.
  4. Audit. Zorg ervoor dat de audit trail van het onderzoek inzichtelijk is, leg dat vast, en gebruik hiervoor bijvoorbeeld de 5W1H methode: laat zien wat door wie, waar en wanneer is gecontroleerd, waarom, en hoe. Laat dus zien wat de startsituatie is en wat is aangetroffen. Maar wacht nog even met het aanbrengen van verbeteringen. Dat heeft te maken met de volgende tip.
  5. Herstel. Bepaal  aan de hand van de onderkende risico’s welke reparaties noodzakelijk zijn, en breng hierin een prioriteit aan. Let wel: het repareren van data in een bestaand systeem betekent vaak ook dat de uitvoeringsorganisatie meteen te maken krijgt met extra werk. Denk hierbij aan mogelijke nabetalingen, terugvorderingen, en communicatie. Het is dus veel meer dan alleen het aanpassen van bestaande data.

Er zijn uiteraard nog meer tips en trucs die de fondsen en pensioenuitvoerders kunnen helpen bij het op orde brengen van de gegevenshuishouding. Vooruit, nog eentje dan: verricht bovenstaande vanuit een vooraf opgezette regie organisatie die over het bovenstaande vooraf heeft nagedacht en die de uitvoering bestuurt.

Wilt u meer weten hierover, neem dan contact op met tadek.miller@trademarq.nl.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *